Trí tuệ nhân tạo không chỉ là chiêu trò quảng cáo – nó thực sự giúp tiết kiệm thời gian đáng kể nếu bạn biết cách sử dụng.
- 1. Hãy ngừng đọc lại tin nhắn nhóm để tìm chi tiết bạn cần.
- 2. Hãy nhờ người khác xem lại nội dung trước khi bắt đầu công việc.
- 3. Biến một ý tưởng lộn xộn thành một thứ bạn thực sự có thể bắt đầu thực hiện
- 4. Tránh việc chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng khi lên kế hoạch bất cứ điều gì.
- 5. Chuẩn bị trước các cuộc hội thoại khó khăn
- 6. Biến các tab trình duyệt ngẫu nhiên thành bản tóm tắt nhanh
- 7. Mệt mỏi do quá tải quyết định thuê ngoài
- 8. Hãy làm cho hướng dẫn dễ hiểu và hữu ích cho người thật.
- 9. Chấm dứt vòng luẩn quẩn “Tôi sẽ làm sau”
- Tóm lại
Là một người biên tập AI, tôi thường xuyên chia sẻ các gợi ý và công cụ AI giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giữ cho tôi tập trung và năng suất hơn. Điều mà hầu hết mọi người bỏ qua về AI là nó có thể làm được nhiều hơn là chỉ trả lời câu hỏi nhanh chóng và tạo ra hình ảnh.
Hầu hết mọi người sử dụng AI như thế này: họ hỏi nó câu hỏi, nhận được câu trả lời, sau đó đóng tab và quay lại với công việc đang làm. Nhưng đó không phải là nơi tiết kiệm thời gian.
Những thành công thực sự đến từ việc loại bỏ những trở ngại không cần thiết trong công việc hàng ngày. Trí tuệ nhân tạo (AI) không chỉ đơn thuần là một công cụ tìm kiếm hiện đại. Nó có thể giúp bạn tìm ra điểm khởi đầu tốt nhất, đưa ra giải pháp cho những vòng lặp quyết định tưởng chừng như không bao giờ được giải quyết và thậm chí loại bỏ sự cản trở khỏi những nhiệm vụ đang làm chậm tiến độ công việc của bạn. Và một khi bạn biết cách sử dụng AI — và ý tôi là, thực sự sử dụng nó — bạn sẽ trở nên bất khả chiến bại trong công việc.
Dưới đây là chín cách để ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào công việc, bắt đầu ngay từ hôm nay.
1. Hãy ngừng đọc lại tin nhắn nhóm để tìm chi tiết bạn cần.
Có thể đó là một nhóm chat bận rộn hoặc một kênh Slack đầy những thông báo liên tục, hoặc có lẽ đó là một chuỗi email mà câu trả lời thực sự bạn cần bị chôn vùi đâu đó giữa 37 tin nhắn. Cho dù bạn có cuộn chuột hay lướt qua bao nhiêu lần đi nữa, bạn vẫn có thể bỏ sót những chi tiết cần thiết. Tôi thực sự rất hay nghe thấy một thông báo và nghĩ “Mình sẽ xem cái đó sau đoạn này” rồi quên quay lại.
May mắn thay, AI cung cấp một giải pháp chỉ trong 30 giây. Chỉ cần dán toàn bộ mớ hỗn độn đó vào Claude và yêu cầu chính xác những gì bạn cần. Cho dù đó là ngày tháng hay quyết định, bạn sẽ nhận được một bản tóm tắt rõ ràng thay vì phải cuộn chuột tìm kiếm. Bạn sẽ cảm thấy mình không thể bị ngăn cản!
Việc dựa vào trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý những công việc tốn thời gian như thế này giúp loại bỏ hoàn toàn việc phải đọc lại nhiều lần. Những thao tác cuộn chuột trước đây mất hơn 10 phút, giờ chỉ mất vài giây.
Xem Tiếp
Gợi ý để thử:
- “Trích xuất tất cả các ngày tháng, quyết định và người chịu trách nhiệm cho việc gì từ đoạn hội thoại này.”
- “Vậy kế hoạch cuối cùng được thống nhất từ cuộc thảo luận này là gì?”
- “Tóm tắt đoạn hội thoại trên Slack này bằng ba gạch đầu dòng. Chỉ tập trung vào các mục cần hành động.”
2. Hãy nhờ người khác xem lại nội dung trước khi bắt đầu công việc.
Có lẽ bạn đã từng trải qua tình huống này: bạn mở máy tính xách tay, nhìn chằm chằm vào ghi chú cuộc họp hôm qua và nhớ mang máng việc cần làm đầu tiên. Bạn có thể nhớ mang máng rằng có việc gì đó khẩn cấp, nhưng không chắc là việc gì, và giờ bạn đã mất 20 phút để tái tạo lại bối cảnh mà bạn đã có từ hôm qua.
Đừng quá lo lắng về những chuyện nhỏ nhặt như thế này. Đơn giản chỉ cần dán các ghi chú của bạn — ghi chú cuộc họp, danh sách việc cần làm, những ý tưởng bất chợt và thậm chí cả hình ảnh những ghi chú viết tay cẩu thả — và yêu cầu AI xác định điều gì thực sự cần bạn chú ý trước tiên. Nó sẽ đọc tất cả mọi thứ và đưa ra cho bạn một điểm bắt đầu được ưu tiên, có nghĩa là bạn bắt đầu làm việc ngay thay vì phải khởi động.
Đây là một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời vì nó giúp loại bỏ hoàn toàn vòng xoáy “mình đang làm gì vậy?”. Bạn sẽ có được sự rõ ràng chỉ trong chưa đầy một phút.
Một số gợi ý để thử:
- “Dựa trên những ghi chú này, hôm nay tôi nên tập trung vào điều gì trước tiên và tại sao?”
- “Có vấn đề gì chưa được giải quyết hoặc cần xử lý gấp trong những ghi chú này?”
- “Hãy tóm tắt nhanh cho tôi vào buổi sáng dựa trên những ghi chú này. Việc nào khẩn cấp, việc nào quan trọng, việc nào có thể chờ?”
3. Biến một ý tưởng lộn xộn thành một thứ bạn thực sự có thể bắt đầu thực hiện
Tôi là một cỗ máy ý tưởng và thường nghĩ rằng mọi ý tưởng mình có đều là ý tưởng hay nhất mình từng nghĩ ra — thành thật mà nói, trong đầu tôi cứ như một cơn bão không ngừng. Đó là lúc trí tuệ nhân tạo (AI) cứu nguy cho tôi.
Nếu bạn có một ý tưởng, ngay cả khi nó còn dang dở và không chắc bắt đầu từ đâu, thay vì chờ đến khi ý tưởng hoàn thiện, hãy trực tiếp đưa nó vào AI — dù lộn xộn, chưa hoàn chỉnh, mâu thuẫn — và yêu cầu bước đầu tiên nhỏ nhất có thể. Bạn thậm chí không cần kế hoạch hay chiến lược (mặc dù AI cũng có thể giúp đỡ về điều đó). Chỉ cần bắt đầu với một việc bạn có thể làm trong mười phút tới để biến ý tưởng đó thành hiện thực hơn.
Việc sử dụng trí tuệ nhân tạo giúp duy trì động lực đồng thời loại bỏ thói quen suy nghĩ quá mức.
Xem Tiếp
Gợi ý để thử:
- “Đây là ý tưởng sơ lược của tôi: [dán]. Bước đầu tiên đơn giản nhất mà tôi có thể thực hiện để bắt đầu việc này là gì?”
- “Tôi không biết bắt đầu dự án này từ đâu. Hãy chia nhỏ nó thành một hành động khởi đầu nhỏ nhất.”
- “Một bản thử nghiệm kéo dài 30 phút cho ý tưởng này sẽ trông như thế nào?”
4. Tránh việc chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng khi lên kế hoạch bất cứ điều gì.
Lên kế hoạch cho một sự kiện, hay thậm chí chỉ là một bữa tiệc sinh nhật đơn giản (thật ra thì chúng chẳng bao giờ “đơn giản” cả), trước đây có nghĩa là: một tab để nghĩ về địa điểm, một tab cho danh sách khách mời, một tab cho dịch vụ ăn uống, một ứng dụng ghi chú cho danh sách việc cần làm, một ứng dụng lịch cho tiến độ và một ứng dụng nhắc nhở để tổng hợp mọi thứ. Đó là năm ứng dụng để lên kế hoạch cho một buổi chiều.
Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ gói gọn tất cả vào một cuộc hội thoại duy nhất. Hãy mô tả những gì bạn đang lên kế hoạch — chuyến đi, sự kiện trường học, dự án nhà cửa, bữa tiệc tối — và yêu cầu toàn bộ lịch trình, danh sách việc cần làm và lời nhắc nhở cùng một lúc. Bạn có thể điều chỉnh, tinh chỉnh và xuất dữ liệu mà không cần chuyển đổi giữa các tab. Tôi thường xuyên làm điều này với Gemini và nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Sử dụng AI như Gemini cho việc này giúp loại bỏ toàn bộ quy trình lập kế hoạch phức tạp. Một đầu vào, một đầu ra, sẵn sàng để sử dụng.
Một số gợi ý để thử:
- “Hãy lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật cho 15 em nhỏ từ 6 đến 8 tuổi. Cung cấp cho tôi lịch trình, danh sách đồ dùng cần chuẩn bị và danh sách những việc cần làm trong ngày diễn ra tiệc.”
- “Lập danh sách đồ cần mang theo và lịch trình chi tiết từng ngày cho chuyến đi biển 5 ngày cùng gia đình.”
- “Hãy giúp tôi lập kế hoạch cho dự án cải tạo nhà. Tôi cần lịch trình từng giai đoạn, danh sách vật liệu và các câu hỏi dành cho nhà thầu.”
5. Chuẩn bị trước các cuộc hội thoại khó khăn
Có một kiểu trì hoãn đặc thù xuất phát từ việc không biết phải nói điều gì. Bạn cần gia hạn thời hạn. Bạn cần gửi email cho giáo viên của con bạn. Bạn cần từ chối một việc gì đó mà không làm mất lòng ai. Thế là bạn soạn thảo trong đầu đến mười bảy lần mà chẳng gửi gì cả.
Thay vì suy nghĩ quá nhiều, chỉ cần mô tả tình huống cho AI — bạn đang ở cùng ai, bạn cần truyền đạt điều gì, giọng điệu bạn muốn — và để nó soạn thảo một phiên bản. Bạn không phải đang giao phó cuộc trò chuyện cho người khác. Bạn chỉ đang tìm ra từ ngữ để bạn thực sự có thể nói chuyện. Những email này rất khó để tôi xử lý mà không bị xúc động, nhưng AI giúp tôi nói ra những gì tôi cần nói.
Với tôi, việc sử dụng AI này giúp loại bỏ tình trạng “tê liệt khi viết lại”. Bạn có thứ để phản hồi thay vì một trang giấy trắng.
Một số gợi ý để thử:
Xem Tiếp
- “Hãy viết một email để từ chối gia hạn thời hạn. Tôi cần thêm hai tuần nữa. Giọng văn: chuyên nghiệp, không phải xin lỗi.”
- “Hãy soạn một tin nhắn gửi cho giáo viên của con trai tôi về vấn đề điểm số. Hãy viết một cách bình tĩnh, rõ ràng và mang tính hợp tác.”
- “Hãy giúp tôi từ chối lời mời này một cách lịch sự mà không cần giải thích quá dài dòng.”
6. Biến các tab trình duyệt ngẫu nhiên thành bản tóm tắt nhanh
Bạn mở mười hai tab để nghiên cứu một thứ gì đó. Một tuần sau, chín trong số đó vẫn còn mở. Bạn sợ đóng chúng vì có thể cần đến, nhưng thực tế bạn lại chẳng bao giờ đọc chúng cả.
Dán các đoạn văn quan trọng từ các tab đó — hoặc chỉ URL nếu AI có quyền truy cập web — và yêu cầu bức tranh tổng quan. Các nguồn này đồng ý về điều gì? Những điểm khác biệt chính là gì? Bạn thực sự cần biết điều gì trước khi đưa ra quyết định? Bạn sẽ nhận được bản tổng hợp thay vì một danh sách tài liệu cần đọc dài dằng dặc.
Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian đọc, thay vào đó là vài phút để hiểu bài.
Một số gợi ý để thử:
- “Dưới đây là trích đoạn từ năm bài báo về [chủ đề]. Ý kiến chung là gì, và họ bất đồng ở điểm nào?”
- “Hãy tóm tắt những nghiên cứu này thành ba điều quan trọng nhất mà tôi cần biết trước khi đưa ra quyết định.”
- “Những điểm chính cần lưu ý từ các nguồn này là gì? Tôi đang cố gắng hiểu [câu hỏi cụ thể].”
7. Mệt mỏi do quá tải quyết định thuê ngoài
Bạn cần phải lựa chọn giữa hai công cụ quản lý dự án. Hoặc ba trại hè. Hoặc bốn gói bảo hiểm y tế. Bạn đọc các bài đánh giá. Bạn lập bảng tính. Bạn hỏi ý kiến bạn bè. Bạn vẫn không chắc chắn. Quá trình nghiên cứu giờ đây đã mất nhiều thời gian hơn cả những việc bạn định quản lý ban đầu.
Hãy cho AI biết bạn đang quyết định điều gì và điều gì thực sự quan trọng đối với bạn — ngân sách, tiết kiệm thời gian, tính dễ sử dụng, bất cứ điều gì. Sau đó, hãy để nó so sánh các lựa chọn dựa trên những ưu tiên cụ thể của bạn. Bạn không nhận được một bảng xếp hạng chung chung; bạn nhận được một sự so sánh được hiệu chỉnh phù hợp với tình huống của bạn.
Cách này giúp bạn chấm dứt vòng lặp nghiên cứu vô tận bằng cách đưa ra đề xuất có cấu trúc, chứ không phải thêm thông tin.
Một số gợi ý để thử:
- “Hãy so sánh [Phương án A] và [Phương án B] dành cho người ưu tiên tính dễ sử dụng và chi phí hàng tháng thấp.”
- “Tôi đang phân vân giữa ba [sản phẩm/gói dịch vụ/công cụ] này. Ưu tiên của tôi là: [liệt kê]. Cái nào phù hợp nhất và tại sao?”
- “Hãy giúp tôi đưa ra quyết định này. Đây là các lựa chọn và những hạn chế của tôi: [dán]. Bạn sẽ khuyên tôi nên làm gì?”
8. Hãy làm cho hướng dẫn dễ hiểu và hữu ích cho người thật.
Tôi đã sử dụng AI vô số lần để giúp hiểu rõ những điều khoản chi tiết. Từ việc hiểu các quyền lợi của mình đến các hướng dẫn lắp ráp , việc sử dụng này đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ.
Các mẫu đơn bảo hiểm. Hướng dẫn lắp ráp. Tài liệu chính sách của sở giáo dục. Điều lệ của hội chủ nhà. Những tài liệu này được viết ra để chính xác về mặt kỹ thuật, chứ không phải để dễ hiểu. Đọc lại chúng cũng không giúp ích gì — chúng vẫn khó hiểu như lần đầu.
Sao chép phần cần thiết vào AI và yêu cầu nó dịch sang tiếng Anh đơn giản với các bước tiếp theo rõ ràng. Bạn sẽ nhận được những gì bạn thực sự cần làm, mà không bị che khuất bởi thuật ngữ pháp lý khó hiểu. Bạn sẽ thấy rằng việc sử dụng AI theo cách này thay thế nhiều lần đọc lại và tìm kiếm trên internet bằng một câu trả lời rõ ràng.
Một số gợi ý để thử:
- “Hãy dịch phần hợp đồng bảo hiểm này sang ngôn ngữ dễ hiểu. Nó thực sự có ý nghĩa gì đối với tôi?”
- “Tôi cần thực hiện những bước cụ thể nào dựa trên mẫu đơn của trường này? Hãy liệt kê chúng theo thứ tự.”
- “Hãy giải thích điều khoản hợp đồng này một cách dễ hiểu, không phải luật sư. Tôi đang đồng ý với điều khoản nào vậy?”
9. Chấm dứt vòng luẩn quẩn “Tôi sẽ làm sau”
Có lẽ bạn đã từng rơi vào tình huống này. Nhiệm vụ không khó. Chỉ là nó quá mơ hồ. Nó nằm im lìm trong danh sách công việc của bạn, khó nắm bắt và nặng nề, và mỗi lần nhìn vào bạn lại nghĩ: để sau. Nhưng cái “sau” ấy chẳng bao giờ đến, và giờ đã ba tuần trôi qua mà nhiệm vụ vẫn nằm đó, khiến bạn lo lắng hơn trước.
Hãy yêu cầu AI biến nó thành một kế hoạch 10 phút. Không cần kế hoạch dự án. Không cần phân tích chi tiết. Chỉ cần: bạn có thể làm gì ngay bây giờ, trong vòng mười phút, để thúc đẩy tiến độ? Thông thường, điều đó là đủ để phá vỡ sự trì trệ.
Điều quan trọng là, đà tiến sẽ thắng sự né tránh. Bắt đầu là phần khó nhất, và điều này sẽ loại bỏ rào cản đó.
Một số gợi ý để thử:
- “Hãy biến nhiệm vụ này thành một bài tập khởi động 10 phút: [nhiệm vụ]. Tôi nên làm gì trước tiên?”
- “Tôi đã né tránh [công việc] này suốt nhiều tuần rồi. Phiên bản đơn giản nhất có thể của việc này mà tôi có thể làm ngay bây giờ là gì?”
- “Chia [dự án] thành năm phiên, mỗi phiên 15 phút. Điều gì sẽ xảy ra trong mỗi phiên?”
Tóm lại
Điều khiến hầu hết mọi người tốn nhiều thời gian nhất trong ngày không phải là bản thân công việc, mà là những gì xảy ra xung quanh công việc: sự do dự trước khi bắt đầu, sự bối rối giữa chừng, những vòng luẩn quẩn đưa ra quyết định mà không có hồi kết, việc chuyển đổi ngữ cảnh khiến bạn cảm thấy bận rộn nhưng chưa hoàn thành.
Trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động hiệu quả nhất khi bạn chỉ ra những điểm yếu của nó và sử dụng nó như một công cụ hỗ trợ, đồng thời loại bỏ rào cản giữa bạn và việc tự mình thực hiện mọi việc.
Chín cách sử dụng trên không yêu cầu thiết lập đặc biệt hay kiến thức kỹ thuật nào. Chúng chỉ yêu cầu bạn biết điều gì thực sự đang làm chậm quá trình của mình và sẵn sàng dán nó vào cửa sổ trò chuyện thay vì để nó nằm im ở đó.
Hãy cho tôi biết nếu bạn thử bất kỳ hoặc tất cả những cách này. Chia sẻ trong phần bình luận cách nào hiệu quả nhất với bạn nhé.
