Tăng năng suất với những cách thức sáng tạo mới trong Google Workspace.
Nếu bạn từng bắt đầu một dự án từ con số không, bạn sẽ hiểu cảm giác bắt đầu từ một trang giấy trắng. Google hiện đang cố gắng giải quyết vấn đề đó với hàng loạt tính năng Gemini mới trên Docs, Sheets, Slides và Drive. Các bản cập nhật được triển khai hôm nay nhằm mục đích biến Workspace từ một bộ công cụ năng suất thành một cộng tác viên AI gần giống, có thể giúp soạn thảo tài liệu, xây dựng bảng tính và tóm tắt các tệp trong tài khoản của bạn.
Nhiều công cụ trong số này được thiết kế để loại bỏ công đoạn thiết lập thủ công thường diễn ra trước khi công việc thực sự bắt đầu.
Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về những tính năng mới và cách chúng có thể thay đổi cách mọi người làm việc trong Google Workspace.
Google Docs: Từ trang trắng đến bản thảo đầu tiên
Một trong những tính năng bổ sung lớn nhất cho Docs là tính năng mới có tên “Giúp tôi tạo”, tính năng này tự động tạo bản nháp có cấu trúc dựa trên thông tin từ tài khoản Google Workspace của bạn.
Thay vì bắt đầu với một trang trắng, Gemini có thể lấy ngữ cảnh từ Drive, Gmail , Chat và web để tạo một tài liệu khởi đầu được định dạng sẵn.
Xem Tiếp
Ví dụ, chỉ cần nhập những gì bạn muốn vào thanh bên, chẳng hạn như yêu cầu Gemini tạo bản đề xuất dự án, bản tóm tắt cuộc họp hoặc bài đăng blog. Công cụ sau đó sẽ tập hợp bản nháp bằng cách sử dụng thông tin liên quan từ các tệp và tin nhắn của bạn. Sau đó, chỉ cần nhấp vào mũi tên để chèn toàn bộ vào tài liệu.
Google cũng đã bổ sung các công cụ được thiết kế để duy trì tính nhất quán của tài liệu:
- Công cụ Match Writing Style phân tích giọng văn của một tài liệu hiện có và viết lại các phần mới sao cho phù hợp.
- Định dạng khớp phản ánh bố cục và cấu trúc của các mẫu hiện có.
- Tính năng soạn thảo theo ngữ cảnh cho phép Gemini tham chiếu trực tiếp đến các tệp khác từ Drive.
Ý tưởng là loại bỏ “giai đoạn chuẩn bị” của việc viết bằng cách cung cấp cho Gemini những ghi chú hoặc ý tưởng lộn xộn của bạn để nó có thể chuyển thẳng sang khâu chỉnh sửa và hoàn thiện.
Google Sheets: Tạo và chỉnh sửa bảng tính với các gợi ý.
Gemini cũng đang mở rộng khả năng của mình bên trong Google Sheets, nơi trí tuệ nhân tạo này giờ đây có thể xây dựng hoặc chỉnh sửa toàn bộ bảng tính bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Thay vì phải tự tạo thủ công các hàng, cột và công thức, người dùng chỉ cần mô tả những gì họ muốn.
Ví dụ, nhập một yêu cầu như sau: “Tạo lịch biên tập cho nội dung mạng xã hội trong một tuần.”
Xem Tiếp
Trong ví dụ này, tôi đã yêu cầu Gemini đưa ra các ý tưởng đăng bài trên mạng xã hội, và nó tự động tạo ra một bảng tính có cấu trúc.
Một tính năng mới khác trong Google Sheets được gọi là Gemini Fill. Tính năng này cũng có thể tự động điền dữ liệu vào bảng tính bằng cách nhận dạng các mẫu hoặc tạo ra các giá trị.
Nhờ những tính năng mới này, Gemini giờ đây có thể xử lý các tác vụ phức tạp hơn, chẳng hạn như:
- Viết công thức từ mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên
- Tự động chỉnh sửa cấu trúc bảng tính
- Tối ưu hóa hậu cần hoặc giải quyết các vấn đề lập kế hoạch bằng các gợi ý đơn giản.
Google cho biết khả năng chỉnh sửa bảng tính của Gemini hiện nằm trong số những khả năng mạnh nhất trong ngành. Trên bài kiểm tra hiệu năng công khai SpreadsheetBench , hệ thống này đạt tỷ lệ thành công 70,48%, gần bằng trình độ của các chuyên gia bảng tính con người.
Google Slides: Tạo và thiết kế lại bài thuyết trình
Thuyết trình là một lĩnh vực khác mà Google đang dựa rất nhiều vào sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo. Tôi đã có thể tạo toàn bộ bài thuyết trình chỉ bằng cách thêm ghi chú ra mắt dự án và lịch đăng bài trên mạng xã hội vào thanh bên. Từ đó, Gemini tích hợp trực tiếp vào Slides và tự động tạo các slide mới phù hợp với chủ đề hiện có của tôi bằng cách sử dụng Nano Banana 2 .
Bạn cũng có thể yêu cầu Gemini tạo các slide dựa trên dữ liệu từ các tệp khác trong Drive. Ví dụ, AI có thể chuyển đổi thông tin từ một tài liệu hoặc bảng tính thành bố cục slide được định dạng. Gemini cũng có thể hỗ trợ các yếu tố thiết kế bằng cách:
Xem Tiếp
- Tạo hình ảnh cho slide
- Cập nhật bố cục để phù hợp với màu sắc thương hiệu hoặc mẫu thiết kế.
- Chỉnh sửa các slide để phù hợp với nội dung của các bài thuyết trình hiện có.
Mục tiêu là loại bỏ phần lớn công việc thiết kế thủ công liên quan đến việc tạo bài thuyết trình.
Google Drive: Biến các tập tin thành kho tri thức có thể tìm kiếm.
Một thay đổi lớn khác đang diễn ra ở Google Drive, khi nó đang dần trở thành một trung tâm tri thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo chứ không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ tập tin.
Drive giờ đây đã tích hợp tính năng Tổng quan bằng AI , cung cấp các bản tóm tắt ngay trên đầu kết quả tìm kiếm để người dùng có thể nhanh chóng hiểu nội dung của tệp trước khi mở.
Ngoài ra còn có tính năng Ask Gemini mới cho phép bạn đặt các câu hỏi nhiều bước trên nhiều tập tin của mình.
Ví dụ, bạn có thể hỏi: “Ngân sách đã được thống nhất cho việc tái định vị thương hiệu năm 2027 là bao nhiêu?”
Gemini có thể quét các tài liệu, bảng tính và tệp PDF trên toàn bộ ổ cứng của bạn để tìm ra câu trả lời và xác định tệp nào chứa thông tin liên quan.
Trên thực tế, điều này biến Drive thành một kho kiến thức cá nhân được xây dựng từ chính các tệp tin của bạn. Gemini có thể quét các tài liệu, bảng tính và tệp PDF trên toàn bộ Drive của bạn để tìm ra câu trả lời và xác định tệp nào chứa thông tin liên quan. Trên thực tế, điều này biến Drive thành một kho kiến thức cá nhân được xây dựng từ chính các tệp tin của bạn.
Mang về
Google cho biết các tính năng mới này đang được triển khai từ hôm nay cho người dùng đăng ký Google AI Pro và Ultra cũng như khách hàng doanh nghiệp Gemini Alpha. Bản triển khai ban đầu sẽ có sẵn bằng tiếng Anh, và dự kiến sẽ được cung cấp rộng rãi hơn sau đó.
Nhìn chung, những cập nhật này nêu bật những cách thức mới và hiệu quả để sử dụng AI trong môi trường làm việc. Thay vì yêu cầu người dùng mở chatbot và đặt câu hỏi, Google tiếp tục tích hợp các công cụ AI trực tiếp vào các ứng dụng nơi công việc đang diễn ra.
